Niederwil ist eine Aargauer Gemeinde mit über 2’800 Einwohnern und liegt im Reusstal, im Bezirk Bremgarten.
Gegen Ende 2020 entschied sich die Gemeinde Niederwil einen weiteren Teil in der Verwaltung mit dem BriefButler zu digitalisieren und die Lohnabrechnungen digital über den BriefButler zu versenden. Der BriefButler wurde direkt in die Lohnbuchhaltung der Gemeindefachlösung HISoft implementiert. Seit rund 4 Monaten steht der BriefButler der Gemeinde zur Verfügung und ist fester Bestandteil des Versandprozesses.
Mit Frau Jessica Meili, Leiterin Finanzen der Gemeinde Niederwil, durften wir ein spannendes Interview zu diesem Projekt führen.
Auf welche aktuellen Problematiken stiessen Sie, bevor Sie den BriefButler kennengelernt haben?
Bevor wir die Lösung «BriefButler» gekannt haben, lief der Versand der Lohnabrechnungen immer noch auf dem traditionellen Weg ab. Sprich der Mitarbeitende bekam monatlich die Lohnabrechnung per Post zugestellt. Später haben wir uns entschieden, einen Teil der Lohnabrechnungen per E-Mail an die Mitarbeitenden zu versenden.
Da für uns diese Dokumente sensible Daten enthalten, war diese Lösung für uns aus Datenschutzsicht nie optimal. Zudem war die monatliche Triage zwischen elektronischem Versand per Mail und dem physischen Postversand sehr mühsam und zeitaufwendig.
Worin sahen Sie die grossen Vorteile vom Einsatz des BriefButlers?
Für mich lassen sich die Vorteile des BriefButler einfach aufteilen:
Einfach und schnell - Da ich viele verschiedene Aufgaben in meinem Arbeitsalltag zu erledigen habe, benötigte ich eine Lösung, welche zum einen einfach in der Handhabung ist, zum anderen möchte ich eine Lösung, welche mir zusätzlich Zeit verschafft und den ganzen Prozess beschleunigt.
Sicher und flexibel - Über den rechtsicheren Versandkanal des BriefButler gehören der Versand von PDF-Dokumenten über das offene Internet der Vergangenheit an. Zudem sind die Dokumente mit sensiblem Inhalt von fremden Zugriffen geschützt und nur von der berechtigen Person abrufbar.
Nachhaltig - Der Versand über den BriefButler ermöglicht es uns ausserdem CO2 einzusparen. Durch den Einsatz des BriefButler haben wir langfristig die Möglichkeit die Nachhaltigkeit Schritt für Schritt zu verbessern. Das ist für mich ebenfalls ein wichtiger Aspekt.
Ebenfalls schätze ich die Dualität und die damit verbundene Freiheit der Mitarbeitenden. Diese haben nach wie vor die Möglichkeit, ob sie die Lohnabrechnungen elektronisch über den BriefButler oder auch direkt physisch in den Briefkasten zugestellt haben möchten. Für mich bedeutet dies bei der Erstellung keinen Mehraufwand mehr, da die Triage entsprechend durch den BriefButler übernommen wurde.
Was waren die groben Schritte des Projekts?
Nach der Kontaktaufnahme über unseren Softwarepartner, die Hürlimann Informatik, wurde mir die Lösung von der Firma hpc DUAL Schweiz AG, welche den BriefButler in der Schweiz vertreibt, präsentiert. Nach meiner Zusage für den Einsatz, prüften die beiden Firmen die Implementierung des BriefButler in die Fachapplikation HISoft und setzen dies innerhalb kurzer Zeit um. Nach dem Einrichten unseres Versandprofils war der Prozess bereits abgeschlossen und wir konnten die Lösung aktiv nutzen.
Wie stark hat die Einrichtung Ihren Arbeitsalltag beeinflusst?
Gar nicht. Wir mussten ein wenig Zeit für das Erstellen des Versandprofiles aufwenden. Danach übernahmen die Hürlimann Informatik und die hpc DUAL Schweiz AG die Einrichtung. Erst als es um das Testen der neu implementierten Software ging, musste ich mich wieder einschalten. Alles ging super schnell und war sehr einfach.
Wie war die Projektbetreuung durch die Hürlimann Informatik und hpc DUAL Schweiz AG?
Beide Firmen betreuten uns optimal bei der Einrichtung, standen uns für zusätzliche Anliegen zur Verfügung und trieben die Implementation schnell vorwärts. Bereits nach kurzer Zeit, konnten wir die erste Sendung über den BriefButler versenden.
Was gefällt den Mitarbeitenden der Gemeinde Niederwil am BriefButler besonders?
Die Mitarbeitenden schätzen, dass die Dokumente nun einfach und doch sicher per Mail abgeholt werden können. Ebenfalls haben wir immer noch den ein oder anderen Mitarbeitenden, welcher noch immer die Lohnabrechnung jeden Monat aus dem Briefkasten nehmen möchte. Auch diesem Wunsch können wir ohne Mehraufwand nachkommen.
Würden Sie den BriefButler auch anderen öffentlichen Verwaltungen empfehlen und wenn ja wieso?
Auf jeden Fall! Wir konnten feststellen, dass die Mitarbeitenden den digitalen Zustellweg sehr schätzen. Zudem vereinfacht es den monatlichen Prozess enorm, ohne dabei die Flexibilität zu verlieren.
Wo sieht die Gemeinde Niederwil weitere Einsatzmöglichkeiten des BriefButlers?
Zukünftig ist die Idee weitere Gemeinderechnungen über den BriefButler an unsere Bürger/innen zu versenden. Ebenfalls prüfen wir die Umstellung zum BriefButler im Bereich der Einwohnerkontrolle für den Versand von Serienbriefen, Wohnsitzbescheinigungen etc.
Wir bedanken uns bei Jessica Meili für das spannende Interview und der Gemeinde Niederwil für das entgegengebrachte Vertrauen.
